Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phải chia sẻ nhiều thông tin quan trọng với nhân viên, đối tác, nhà cung cấp, khách hàng hoặc nhà đầu tư. Đó có thể là dữ liệu khách hàng, kế hoạch kinh doanh, quy trình sản xuất, công nghệ, báo giá, chiến lược phát triển hoặc các bí mật kinh doanh khác. Nếu không có cơ chế bảo mật phù hợp, việc thông tin bị tiết lộ hoặc sử dụng trái mục đích có thể gây thiệt hại lớn về tài chính, uy tín và lợi thế cạnh tranh.

Đối với các doanh nghiệp tại Hưng Yên, khi hoạt động sản xuất, thương mại và đầu tư ngày càng phát triển, việc xây dựng thỏa thuận bảo mật (NDA) không chỉ giúp phòng ngừa rủi ro mà còn tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp. Tuy nhiên, để NDA phát huy hiệu quả, nội dung thỏa thuận cần được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật và đặc thù của từng giao dịch.

1. Thỏa thuận bảo mật NDA là gì?

Thỏa thuận bảo mật NDA (Non-Disclosure Agreement) là thỏa thuận giữa các bên nhằm quy định việc bảo mật các thông tin được chia sẻ trong quá trình hợp tác, làm việc hoặc đàm phán. Theo đó, bên nhận thông tin có trách nhiệm sử dụng thông tin đúng mục đích đã thỏa thuận và không được tiết lộ cho bên thứ ba nếu chưa có sự đồng ý của bên cung cấp thông tin hoặc không thuộc trường hợp pháp luật cho phép.

Mặc dù pháp luật Việt Nam chưa có một văn bản riêng điều chỉnh NDA, nhưng giá trị pháp lý của loại thỏa thuận này được ghi nhận thông qua các quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 về quyền tự do thỏa thuận, cùng với các quy định của Luật Sở hữu trí tuệ về bảo vệ bí mật kinh doanh và các quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan.

1.1. Khi nào doanh nghiệp nên ký thỏa thuận bảo mật NDA?

Trên thực tế, không phải mọi giao dịch đều bắt buộc phải ký NDA. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng thỏa thuận bảo mật NDA trong những trường hợp có phát sinh việc chia sẻ thông tin quan trọng hoặc bí mật kinh doanh.

Một số tình huống phổ biến bao gồm:

Ký kết hợp đồng lao động với nhân sự giữ vị trí quản lý hoặc tiếp cận dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Làm việc với đối tác, nhà cung cấp hoặc đơn vị gia công trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Trao đổi thông tin với nhà đầu tư, cổ đông hoặc đối tác trước khi tiến hành đàm phán, hợp tác hoặc góp vốn.
Chuyển giao công nghệ, quy trình sản xuất hoặc các giải pháp kỹ thuật.
Thuê chuyên gia, đơn vị tư vấn, freelancer hoặc cộng tác viên thực hiện các công việc có liên quan đến dữ liệu nội bộ.
Hợp tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm hoặc triển khai các dự án có yếu tố sở hữu trí tuệ.

Việc ký NDA ngay từ đầu giúp các bên xác định rõ phạm vi thông tin cần bảo mật, trách nhiệm của từng bên và cơ chế xử lý khi có hành vi vi phạm.

1.2. Giá trị pháp lý của thỏa thuận bảo mật NDA

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần các bên ký NDA thì mọi thông tin đều được pháp luật bảo vệ tuyệt đối. Tuy nhiên, trên thực tế, hiệu lực của thỏa thuận bảo mật NDA phụ thuộc vào nội dung thỏa thuận cũng như việc đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015.

Giá trị pháp lý của thỏa thuận bảo mật NDA

Một NDA có giá trị pháp lý cần bảo đảm các yếu tố cơ bản như:

Chủ thể ký kết có đầy đủ thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc theo ủy quyền hợp pháp.
Nội dung thỏa thuận không vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạo đức xã hội.
Phạm vi thông tin bảo mật được xác định rõ ràng, cụ thể và có thể nhận diện.
Quyền và nghĩa vụ của các bên được quy định minh bạch, phù hợp với tính chất của giao dịch.
Quy định rõ thời hạn bảo mật, các trường hợp được phép tiết lộ thông tin và trách nhiệm khi vi phạm.

Trong quá trình giải quyết tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền sẽ không chỉ xem xét bản thân NDA mà còn đánh giá toàn bộ quá trình giao kết, thực hiện thỏa thuận cũng như chứng cứ chứng minh thiệt hại thực tế. Vì vậy, một NDA được soạn thảo đầy đủ, phù hợp với từng mô hình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi phát sinh tranh chấp.

2. Hướng dẫn lập thỏa thuận bảo mật NDA chuẩn pháp lý

Một thỏa thuận bảo mật NDA chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được xây dựng phù hợp với từng giao dịch cụ thể. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng các mẫu NDA có sẵn trên internet mà không điều chỉnh theo đặc thù hoạt động của mình, dẫn đến việc nội dung quá chung chung, khó áp dụng hoặc không đủ cơ sở để bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.

Để hạn chế những rủi ro này, doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung quan trọng dưới đây khi xây dựng thỏa thuận bảo mật.

2.1. Xác định rõ thông tin cần bảo mật

Đây là nội dung quan trọng nhất của một NDA. Thay vì quy định theo hướng “mọi thông tin của doanh nghiệp đều là thông tin bảo mật”, doanh nghiệp nên mô tả cụ thể các nhóm thông tin cần được bảo vệ để tránh phát sinh tranh cãi trong quá trình thực hiện.

Tùy từng lĩnh vực hoạt động, thông tin bảo mật có thể bao gồm:

danh sách khách hàng, nhà cung cấp và đối tác;
báo giá, chính sách kinh doanh, chiến lược phát triển;
dữ liệu tài chính, kế hoạch đầu tư;
quy trình sản xuất, công thức, bí quyết kỹ thuật;
phần mềm, mã nguồn, thiết kế, bản vẽ kỹ thuật;
tài liệu nghiên cứu, sản phẩm đang phát triển hoặc các thông tin thuộc bí mật kinh doanh theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ.

Việc xác định rõ phạm vi thông tin bảo mật không chỉ giúp các bên hiểu đúng nghĩa vụ của mình mà còn tạo thuận lợi trong việc chứng minh hành vi vi phạm nếu xảy ra tranh chấp.

2.2. Quy định cụ thể phạm vi sử dụng và nghĩa vụ bảo mật

Sau khi xác định thông tin cần bảo mật, doanh nghiệp cần quy định rõ bên nhận thông tin được sử dụng thông tin trong phạm vi nào và những hành vi nào bị cấm.

Phạm vi thoả thuận bảo mật NDA

Thông thường, NDA nên quy định rõ các nghĩa vụ như:

chỉ sử dụng thông tin cho đúng mục đích đã được các bên thống nhất;
không sao chép, chuyển giao hoặc tiết lộ thông tin cho bên thứ ba nếu chưa được chấp thuận;
áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm an toàn cho thông tin trong quá trình quản lý và sử dụng;
giới hạn số lượng cá nhân được phép tiếp cận thông tin bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quy định các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các trường hợp pháp luật bắt buộc phải công khai.

Những quy định này giúp cân bằng quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời hạn chế các tranh chấp phát sinh do cách hiểu khác nhau về phạm vi bảo mật.

2.3. Quy định thời hạn bảo mật và trách nhiệm khi vi phạm

Một nội dung thường bị bỏ qua trong các mẫu NDA là thời hạn bảo mật. Trên thực tế, nghĩa vụ bảo mật không nhất thiết chấm dứt khi hợp đồng hợp tác hoặc hợp đồng lao động kết thúc. Đối với nhiều loại thông tin, doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu bên nhận thông tin tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi quan hệ giữa các bên chấm dứt.

Ngoài thời hạn bảo mật, NDA cũng cần quy định rõ trách nhiệm của các bên khi xảy ra vi phạm, bao gồm:

nghĩa vụ chấm dứt ngay hành vi vi phạm;
hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu, dữ liệu theo yêu cầu của bên cung cấp thông tin;
bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên;
áp dụng phạt vi phạm nếu các bên có thỏa thuận và pháp luật cho phép.

Trong quá trình soạn thảo, doanh nghiệp cũng cần bảo đảm các điều khoản về trách nhiệm và chế tài được xây dựng hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật và có khả năng thực hiện trên thực tế. Những điều khoản quá chung chung hoặc đặt ra nghĩa vụ vượt quá phạm vi cần thiết có thể làm giảm giá trị của NDA khi phát sinh tranh chấp.

Một thỏa thuận bảo mật NDA được xây dựng chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ hiệu quả các thông tin quan trọng, hạn chế nguy cơ bị khai thác hoặc sử dụng trái phép, đồng thời tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hợp tác.

3. Dịch vụ tư vấn soạn thảo thỏa thuận bảo mật NDA tại Hưng Yên của YP Law Firm

Một thỏa thuận bảo mật NDA chỉ thực sự phát huy giá trị khi được xây dựng phù hợp với mô hình hoạt động, đối tượng hợp tác và mức độ bảo mật của từng doanh nghiệp. Trên thực tế, việc sử dụng các mẫu NDA có sẵn mà không rà soát nội dung theo từng giao dịch có thể dẫn đến nhiều rủi ro như phạm vi bảo mật không rõ ràng, điều khoản thiếu tính khả thi hoặc không đủ cơ sở để bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực đầu tư, thương mại, sản xuất và sở hữu trí tuệ, YP Law Firm cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo và rà soát thỏa thuận bảo mật NDA theo hướng cá nhân hóa cho từng khách hàng. Chúng tôi không chỉ hỗ trợ xây dựng điều khoản bảo mật đúng quy định của pháp luật mà còn đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hợp tác, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Tư vấn doanh nghiệp Hưng Yên soạn thảo thoả thuận bảo mật NDA tại YP Law Firm

3.1. Kinh nghiệm tư vấn của YP Law Firm

Tại YP Law Firm, mỗi thỏa thuận bảo mật NDA đều được nghiên cứu trên cơ sở mục đích sử dụng và loại thông tin cần bảo vệ, thay vì áp dụng một mẫu hợp đồng chung cho mọi trường hợp.

Trước khi soạn thảo, đội ngũ luật sư và chuyên viên sẽ trao đổi với doanh nghiệp để xác định đối tượng ký kết, phạm vi thông tin cần bảo mật, thời hạn áp dụng, phương thức quản lý thông tin và các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hợp tác. Trên cơ sở đó, chúng tôi xây dựng các điều khoản phù hợp với từng tình huống cụ thể như ký kết với người lao động, đối tác kinh doanh, nhà đầu tư, đơn vị gia công, chuyên gia tư vấn hoặc các bên tham gia nghiên cứu, phát triển sản phẩm.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp vừa bảo vệ hiệu quả bí mật kinh doanh, vừa hạn chế các điều khoản không cần thiết hoặc khó áp dụng trên thực tế.

3.2. Quy trình tư vấn và soạn thảo

Để bảo đảm thỏa thuận bảo mật NDA phù hợp với nhu cầu thực tế và quy định của pháp luật, YP Law Firm triển khai quy trình tư vấn theo các bước sau:

Bước 1. Tiếp nhận thông tin và đánh giá nhu cầu

Luật sư trao đổi với doanh nghiệp để xác định mục đích ký kết NDA, đối tượng ký kết, loại thông tin cần bảo mật và phạm vi sử dụng thông tin.

Bước 2. Rà soát rủi ro pháp lý

Đội ngũ chuyên môn đánh giá các rủi ro có thể phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các bên và đặc điểm của thông tin cần bảo vệ để xây dựng phương án phù hợp.

Bước 3. Soạn thảo hoặc rà soát NDA

YP Law Firm xây dựng mới hoặc rà soát, chỉnh sửa NDA theo yêu cầu của khách hàng, bảo đảm nội dung phù hợp với quy định của pháp luật và có tính khả thi trong quá trình thực hiện.

Bước 4. Hỗ trợ đàm phán và hoàn thiện nội dung

Trong trường hợp các bên cần thống nhất điều khoản trước khi ký kết, chúng tôi hỗ trợ tư vấn, giải thích các quy định pháp lý và đề xuất phương án sửa đổi nhằm cân bằng quyền, lợi ích của các bên.

Bước 5. Đồng hành trong quá trình thực hiện

Sau khi NDA được ký kết, YP Law Firm tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp các vướng mắc phát sinh, tư vấn xử lý trường hợp vi phạm nghĩa vụ bảo mật hoặc rà soát, điều chỉnh thỏa thuận khi có thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

3.3. Phạm vi dịch vụ

Dịch vụ tư vấn thỏa thuận bảo mật NDA tại Hưng Yên của YP Law Firm bao gồm:

Tư vấn xây dựng thỏa thuận bảo mật phù hợp với từng mô hình kinh doanh.
Soạn thảo NDA một chiều hoặc NDA song phương.
Soạn thảo thỏa thuận bảo mật với người lao động, đối tác, khách hàng, nhà đầu tư hoặc nhà cung cấp.
Rà soát, sửa đổi và hoàn thiện các mẫu NDA hiện có của doanh nghiệp.
Tư vấn điều khoản về bí mật kinh doanh, quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật dữ liệu trong hợp đồng.
Tư vấn xử lý các hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật và giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến NDA.
Tư vấn cập nhật, sửa đổi NDA khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động hoặc thay đổi mô hình kinh doanh.

4. Câu hỏi thường gặp về thỏa thuận bảo mật NDA

4.1. Có thể sử dụng mẫu thỏa thuận bảo mật NDA trên internet không?

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn các mẫu NDA có sẵn để tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, phần lớn các mẫu này được xây dựng theo tình huống chung, chưa phản ánh đặc điểm hoạt động, mô hình kinh doanh hoặc nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp.

Trong thực tế, mỗi giao dịch đều có phạm vi thông tin cần bảo mật, thời hạn, đối tượng ký kết và mức độ rủi ro khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát hoặc điều chỉnh nội dung trước khi sử dụng để bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật cũng như mục đích của từng giao dịch cụ thể.

4.2. Thỏa thuận bảo mật NDA có hiệu lực trong bao lâu?

Thời hạn hiệu lực của thỏa thuận bảo mật NDA do các bên tự thỏa thuận trên cơ sở nguyên tắc tự do giao kết được quy định trong Bộ luật Dân sự năm 2015.

Tùy từng trường hợp, nghĩa vụ bảo mật có thể chỉ tồn tại trong thời gian hợp tác hoặc tiếp tục duy trì sau khi hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng hợp tác đã chấm dứt. Đối với các bí mật kinh doanh hoặc công nghệ có giá trị lâu dài, doanh nghiệp thường quy định thời hạn bảo mật kéo dài nhiều năm sau khi quan hệ giữa các bên kết thúc nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi của mình.

Việc xác định thời hạn phù hợp cần dựa trên tính chất của thông tin và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để bảo đảm tính hợp lý và khả năng thực thi khi xảy ra tranh chấp.

5. Kết luận

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng coi dữ liệu, công nghệ và bí mật kinh doanh là tài sản có giá trị, việc xây dựng thỏa thuận bảo mật NDA chặt chẽ không chỉ giúp phòng ngừa rủi ro mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho các hoạt động hợp tác và phát triển lâu dài.

Một NDA được soạn thảo đúng quy định, phù hợp với từng mô hình kinh doanh sẽ góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, hạn chế tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn, soạn thảo hoặc rà soát thỏa thuận bảo mật NDA tại Hưng Yên, đội ngũ luật sư và chuyên viên của YP Law Firm sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp pháp lý phù hợp với từng nhu cầu thực tế, bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ chế bảo mật hiệu quả ngay từ đầu.

Xem thêm:

Top văn phòng Luật sư Hưng Yên uy tín- chuyên nghiệp

Dịch vụ đăng ký kinh doanh nhanh chóng, uy tín tại Hưng Yên