Công ty sa thải người lao động: Quy trình, thủ tục năm 2026

Công ty sa thải người lao động phải có căn cứ pháp luật, chứng minh được lỗi và thực hiện đúng trình tự xử lý kỷ luật. Việc người lao động vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc hoặc nghỉ việc không phép không phải lúc nào cũng là căn cứ để doanh nghiệp áp dụng hình thức sa thải.

Đặc biệt, với doanh nghiệp tại Bắc Ninh, nơi có nhiều doanh nghiệp sản xuất và sử dụng số lượng lớn lao động, việc xây dựng nội quy và thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật giúp hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý.

1. Công ty sa thải người lao động là gì?

Sa thải là một hình thức xử lý kỷ luật lao động được người sử dụng lao động áp dụng đối với người lao động khi có hành vi vi phạm thuộc trường hợp pháp luật cho phép.

Sa thải khác với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp không thể chỉ thông báo người lao động nghỉ việc rồi gọi đó là sa thải mà phải có căn cứ và thực hiện đúng thủ tục xử lý kỷ luật.

Tóm lại: Công ty chỉ được sa thải người lao động khi có căn cứ luật định, chứng minh được lỗi và tuân thủ đúng thời hiệu, thẩm quyền, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật.

2. Khi nào công ty được sa thải người lao động?

Theo Bộ luật Lao động, hình thức sa thải được áp dụng trong một số trường hợp chủ yếu sau:

2.1. Người lao động có hành vi vi phạm nghiêm trọng

Người lao động có thể bị sa thải nếu thực hiện một trong các hành vi như:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc;
• Cố ý gây thương tích;
• Sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
• Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ;
• Gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động;
• Quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo quy định của nội quy lao động.

Đối với quấy rối tình dục tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý hành vi này và hình thức xử lý phải được quy định trong nội quy lao động theo quy định pháp luật. Vì vậy, không phải cứ xác định có hành vi quấy rối tình dục là doanh nghiệp đương nhiên được sa thải. Cần kiểm tra nội quy đang có hiệu lực, chứng cứ và thực hiện đúng thủ tục xử lý kỷ luật.

2.2. Tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật

Người lao động đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tiếp tục tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật thì có thể bị sa thải.

Theo Điều 126 Bộ luật Lao động 2019, người lao động bị khiển trách thì sau 03 tháng, bị kéo dài thời hạn nâng lương thì sau 06 tháng, bị cách chức thì sau 03 năm, nếu không tiếp tục vi phạm thì đương nhiên được xóa kỷ luật.

Do đó, khi xác định tái phạm, doanh nghiệp cần kiểm tra hình thức kỷ luật trước đó và thời điểm xóa kỷ luật.

2.3. Tự ý bỏ việc

Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng thì có thể bị sa thải.

Doanh nghiệp cần kiểm tra cả số ngày nghỉ và lý do nghỉ. Một số trường hợp như thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền có thể được xem là lý do chính đáng theo quy định.

3. Điều kiện để công ty sa thải người lao động đúng pháp luật

Có hành vi vi phạm chưa đồng nghĩa doanh nghiệp được sa thải. Trước khi xử lý, cần kiểm tra:

3.1. Có căn cứ áp dụng hình thức sa thải

Hành vi phải thuộc trường hợp pháp luật cho phép áp dụng hình thức sa thải. Nếu cần căn cứ vào nội quy lao động thì phải kiểm tra nội quy đang có hiệu lực.

3.2. Chứng minh được lỗi

Người sử dụng lao động có trách nhiệm chứng minh lỗi của người lao động. Chứng cứ có thể là biên bản vi phạm, dữ liệu chấm công, email, tin nhắn, camera, báo cáo hoặc tài liệu liên quan.

3.3. Bảo đảm quyền bào chữa

Người lao động phải được tham gia quá trình xử lý kỷ luật và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa theo quy định.

3.4. Không thuộc trường hợp bị cấm xử lý kỷ luật

Doanh nghiệp cần kiểm tra người lao động có đang thuộc trường hợp pháp luật không cho phép xử lý kỷ luật hay không, chẳng hạn một số trường hợp nghỉ ốm đau, nghỉ được người sử dụng lao động đồng ý hoặc lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

3.5. Đúng thời hiệu và thẩm quyền

Thời hiệu xử lý kỷ luật thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh thì thời hiệu là 12 tháng.

Người ra quyết định cũng phải là người có thẩm quyền theo quy định.

4. Quy trình và thủ tục công ty sa thải người lao động

Bước 1: Xác định hành vi và thu thập chứng cứ

Doanh nghiệp cần xác định người lao động đã vi phạm hành vi gì, thời điểm xảy ra, mức độ vi phạm và tài liệu chứng minh.

Nếu phát hiện vi phạm ngay tại thời điểm xảy ra thì lập biên bản theo quy định. Trường hợp phát hiện sau đó, doanh nghiệp cần thu thập tài liệu để xác minh và chứng minh lỗi.

Bước 2: Kiểm tra căn cứ và thời hiệu

Trước khi tổ chức họp, cần rà soát:

• Hành vi có thuộc trường hợp được sa thải không;
• Có đủ chứng cứ chứng minh lỗi không;
• Nội quy lao động có quy định liên quan không;
• Thời hiệu còn hay không;
• Người lao động có thuộc trường hợp không được xử lý kỷ luật không.

Bước 3: Thông báo họp xử lý kỷ luật

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự theo quy định.

Bước 4: Tổ chức cuộc họp

Doanh nghiệp trình bày hành vi và chứng cứ liên quan; người lao động được quyền trình bày ý kiến, tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa.

Cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc.

Bước 5: Ban hành quyết định sa thải

Sau khi xem xét hành vi, chứng cứ và ý kiến của các bên, người có thẩm quyền quyết định hình thức xử lý. Nếu áp dụng sa thải, quyết định phải được ban hành trong thời hiệu và gửi theo quy định.

Checklist doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi sa thải

Lưu ý: Checklist giúp doanh nghiệp rà soát các điều kiện cơ bản trước khi sa thải. Với vụ việc phức tạp hoặc có nguy cơ tranh chấp, nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ra quyết định.

5. Công ty sa thải người lao động có phải báo trước không?

Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động, không phải đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Vì vậy, không áp dụng máy móc thời hạn báo trước của trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng cho quyết định sa thải.

Điều doanh nghiệp cần bảo đảm là căn cứ sa thải, chứng minh lỗi, thời hiệu, thẩm quyền và trình tự xử lý kỷ luật đều đúng quy định.

6. Khi nào quyết định sa thải có thể trái pháp luật?

Quyết định sa thải có nguy cơ trái pháp luật nếu:

• Hành vi không thuộc trường hợp được sa thải;
• Doanh nghiệp không chứng minh được lỗi;
• Không có đủ chứng cứ;
• Áp dụng nội quy không đúng;
• Không bảo đảm quyền bào chữa;
• Không thông báo họp đúng quy định;
• Không lập biên bản cuộc họp;
• Người ra quyết định không đúng thẩm quyền;
• Đã hết thời hiệu xử lý kỷ luật;
• Xử lý trong thời gian pháp luật không cho phép.

Không hoàn thành KPI có bị sa thải không?

Không phải mọi trường hợp không hoàn thành KPI đều là căn cứ để sa thải.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa xử lý kỷ luật và các căn cứ khác để chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu lý do liên quan đến việc không hoàn thành công việc, cần xem xét tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc, quy chế của doanh nghiệp và căn cứ pháp luật được áp dụng.

7. Người lao động bị sa thải được hưởng quyền lợi gì?

Bị sa thải không đồng nghĩa người lao động mất toàn bộ quyền lợi. Tùy trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải giải quyết:

• Tiền lương đã làm việc nhưng chưa thanh toán;
• Tiền nghỉ hằng năm chưa nghỉ theo quy định;
• Các khoản khác mà người lao động được hưởng theo hợp đồng, thỏa thuận và pháp luật;
• Thủ tục liên quan đến bảo hiểm theo quy định.

Nếu quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật, quyền lợi của người lao động được xem xét theo quy định tương ứng. Tùy vụ việc có thể phát sinh yêu cầu về hủy quyết định sa thải, nhận trở lại làm việc, tiền lương và các khoản bồi thường.

8. Người lao động cần làm gì khi bị công ty sa thải?

Người lao động nên thực hiện 4 việc:

1. Giữ toàn bộ hồ sơ: quyết định sa thải, thông báo họp, biên bản vi phạm, biên bản họp, hợp đồng lao động, nội quy, bảng chấm công, tài liệu KPI, email và tin nhắn liên quan.

2. Kiểm tra căn cứ: xác định hành vi bị cáo buộc có thuộc trường hợp được sa thải hay không và doanh nghiệp có đủ chứng cứ chứng minh lỗi hay không.

3. Kiểm tra thủ tục: xem doanh nghiệp có thông báo họp đúng quy định, bảo đảm quyền bào chữa, lập biên bản và ban hành quyết định đúng thẩm quyền hay không.

4. Cân nhắc phương án giải quyết: nếu cho rằng quyết định sa thải trái pháp luật, người lao động có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc thực hiện quyền khởi kiện theo quy định.

Đối với tranh chấp về xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải, pháp luật quy định đây là trường hợp không bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

9. Công ty sa thải người lao động tại Bắc Ninh cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp tại Bắc Ninh, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp có đông lao động, nên thường xuyên rà soát:

• Nội quy lao động và quy định về kỷ luật;
• Quy định về thời giờ làm việc, nghỉ việc;
• Quy trình lập biên bản vi phạm;
• Quy định về tài sản, bảo mật;
• Quy định về quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc;
• Thẩm quyền xử lý kỷ luật;
• Hồ sơ, chứng cứ và biên bản xử lý.

Người lao động tại Bắc Ninh khi nhận quyết định sa thải cũng nên kiểm tra cả căn cứ và trình tự, thay vì chỉ căn cứ vào lý do được ghi trong quyết định.

10. Câu hỏi thường gặp

Công ty có được sa thải người lao động ngay không?

Không. Doanh nghiệp phải có căn cứ, chứng minh lỗi và thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật.

Công ty có được sa thải vì người lao động không hoàn thành KPI không?

Không phải mọi trường hợp không hoàn thành KPI đều được sa thải. Cần xác định đúng căn cứ pháp lý và quy định đánh giá công việc được áp dụng.

Bị sa thải có được nhận lương không?

Có. Người lao động vẫn được thanh toán tiền lương và các khoản mà mình có quyền hưởng theo quy định.

Người lao động không tham gia họp xử lý kỷ luật thì công ty có được sa thải không?

Việc người lao động vắng mặt không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được sa thải. Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ quy định về thông báo và tổ chức cuộc họp.

Sa thải trái pháp luật có được bồi thường không?

Có thể. Nếu quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật, quyền lợi của người lao động được giải quyết theo quy định và tùy yêu cầu, tình tiết cụ thể của vụ việc.

11. Y&P Law Firm tư vấn về công ty sa thải người lao động tại Bắc Ninh

Công ty sa thải người lao động cần bảo đảm căn cứ pháp lý, chứng cứ, thời hiệu, thẩm quyền và trình tự xử lý. Sai sót trong bất kỳ khâu nào cũng có thể làm phát sinh tranh chấp.

Y&P Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động tại Bắc Ninh:

• Rà soát căn cứ và hồ sơ sa thải;
• Kiểm tra trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật;
• Đánh giá nguy cơ tranh chấp;
• Tư vấn quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động.

Việc kiểm tra hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi xử lý kỷ luật và giúp người lao động có cơ sở bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Căn cứ pháp lý chính: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành có liên quan.

Lưu ý: Nội dung bài viết nhằm cung cấp thông tin pháp lý tham khảo. Việc đánh giá tính hợp pháp của một quyết định sa thải cụ thể cần căn cứ vào hồ sơ, nội quy lao động, hành vi vi phạm và diễn biến thực tế của vụ việc.

Xem thêm:

Tuyển dụng người lao động từ 01/01/2026 cần lưu ý gì?

Giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động tại Bắc Ninh

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động: Những điều cần biết