ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền của cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, quyền này chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép và phải tuân thủ các điều kiện nhất định.

Thực tế, nhiều tranh chấp lao động không xuất phát từ việc doanh nghiệp không có quyền chấm dứt hợp đồng, mà do áp dụng sai căn cứ hoặc bỏ qua các thủ tục bắt buộc. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, thanh toán tiền lương, đóng bảo hiểm và bồi thường theo quy định.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu khi nào được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, những rủi ro pháp lý cần lưu ý và cách hạn chế tranh chấp trong quá trình sử dụng lao động.

1. Doanh nghiệp cần lưu ý gì trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần người lao động không đáp ứng yêu cầu công việc là có thể chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, Bộ luật Lao động năm 2019 không cho phép người sử dụng lao động tự do thực hiện quyền này.

Trước khi ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ pháp lý, rà soát điều kiện áp dụng và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh. Đây là bước quan trọng giúp hạn chế rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

1.1. Không phải mọi trường hợp đều được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp được quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019. Chẳng hạn, người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, tự ý bỏ việc nhiều ngày không có lý do chính đáng hoặc bị ốm đau kéo dài vượt quá thời hạn luật định.

Ngược lại, những lý do như “không còn phù hợp”, “không đáp ứng kỳ vọng” hay “doanh nghiệp muốn cắt giảm nhân sự” không phải lúc nào cũng là căn cứ hợp pháp để chấm dứt hợp đồng. Nếu quyết định không thuộc trường hợp luật cho phép, doanh nghiệp có thể bị xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

1.2. Đừng quyết định cho người lao động nghỉ việc khi chưa rà soát căn cứ pháp lý

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp quyết định cho người lao động nghỉ việc dựa trên đánh giá của người quản lý mà chưa kiểm tra điều kiện pháp luật. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp lao động.

Ví dụ, doanh nghiệp cho rằng người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc nhưng lại không có quy chế đánh giá hoặc không lưu giữ tài liệu chứng minh. Khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp rất khó bảo vệ quyết định của mình trước cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, trước khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp nên rà soát căn cứ áp dụng và đối chiếu với quy định của Bộ luật Lao động để bảo đảm quyết định được ban hành đúng pháp luật.

1.3. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tranh chấp

Một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động chỉ thực sự an toàn khi doanh nghiệp có đủ căn cứ và hồ sơ chứng minh. Các tài liệu như quy chế đánh giá công việc, biên bản làm việc, thông báo, email hoặc quyết định liên quan đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp.

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu rà soát hồ sơ sau khi nhận được đơn khiếu nại của người lao động. Lúc này, việc bổ sung chứng cứ thường không còn hiệu quả. Chủ động chuẩn bị ngay từ đầu luôn là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

2. Doanh nghiệp cần thực hiện việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động như thế nào để đúng quy định?

Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần có lý do hợp lý là có thể chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều vụ tranh chấp không xuất phát từ việc không có căn cứ, mà vì thực hiện sai cách.

Chỉ một sai sót trong quá trình đánh giá người lao động, thời hạn báo trước hoặc hồ sơ chứng minh cũng có thể khiến quyết định chấm dứt hợp đồng bị xác định là trái pháp luật. Vì vậy, trước khi ban hành quyết định, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau.

2.1. Đừng vội cho người lao động nghỉ việc khi chưa xác định đúng căn cứ

Quyết định chấm dứt hợp đồng chỉ hợp pháp khi thuộc một trong các trường hợp được quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng vì người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nếu không có quy chế đánh giá được ban hành đúng quy định hoặc không chứng minh được kết quả đánh giá, căn cứ này rất khó được chấp nhận khi xảy ra tranh chấp.

Trước khi ra quyết định, doanh nghiệp nên tự đặt một câu hỏi: “Nếu người lao động khởi kiện, mình có đủ tài liệu để chứng minh lý do chấm dứt hợp đồng không?” Nếu câu trả lời là chưa, doanh nghiệp nên rà soát lại trước khi tiếp tục.

2.2. Đúng lý do nhưng sai thủ tục vẫn có thể bị coi là trái pháp luật

Nhiều doanh nghiệp tập trung chứng minh lý do chấm dứt hợp đồng mà quên mất một yếu tố quan trọng: thủ tục thực hiện.

Tùy từng loại hợp đồng và từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp phải bảo đảm thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật. Việc thông báo muộn, thông báo không đúng hình thức hoặc cho người lao động nghỉ việc ngay có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường, dù căn cứ chấm dứt hợp đồng là đúng.

Nói cách khác, đúng lý do chưa đủ, doanh nghiệp còn phải thực hiện đúng trình tự.

2.3. Hồ sơ càng đầy đủ, doanh nghiệp càng dễ bảo vệ quyền lợi của mình

Trong tranh chấp lao động, doanh nghiệp không chỉ nói rằng người lao động vi phạm mà phải chứng minh được điều đó.

Những tài liệu như quy chế đánh giá công việc, bảng chấm điểm KPI, biên bản làm việc, email nhắc nhở, quyết định xử lý vi phạm hoặc các văn bản trao đổi với người lao động đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng.

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu thu thập hồ sơ sau khi nhận được đơn khởi kiện. Tuy nhiên, đến thời điểm đó, việc bổ sung chứng cứ thường không còn hiệu quả. Chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu luôn là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

2.4. Những sai lầm khiến doanh nghiệp dễ bị xác định chấm dứt hợp đồng trái pháp luật

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy nhiều tranh chấp lao động xuất phát từ những sai sót tưởng chừng rất nhỏ. Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý các trường hợp sau:

• Cho người lao động nghỉ việc nhưng không có căn cứ pháp luật rõ ràng, chỉ dựa trên nhận định chủ quan như “không phù hợp”, “không còn tin tưởng” hoặc “không đáp ứng kỳ vọng”.
• Không chứng minh được căn cứ chấm dứt hợp đồng, do thiếu quy chế đánh giá, biên bản làm việc hoặc tài liệu thể hiện quá trình xử lý người lao động.
• Vi phạm thời hạn hoặc trình tự báo trước, dẫn đến quyết định chấm dứt hợp đồng không đáp ứng điều kiện theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Chỉ thông báo bằng tin nhắn, email hoặc lời nói, nhưng không ban hành văn bản và không lưu giữ hồ sơ liên quan. Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc chứng minh quá trình xử lý đã được thực hiện đúng quy định.

Những sai sót trên đều có thể khiến doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, thanh toán tiền lương trong thời gian không được làm việc và thực hiện các nghĩa vụ bồi thường theo quy định của pháp luật.

3. Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật: Doanh nghiệp sẽ phải trả giá thế nào?

Không ít doanh nghiệp cho rằng, nếu người lao động làm việc kém thì cho nghỉ việc cũng không có gì đáng lo. Tuy nhiên, khi tranh chấp xảy ra, điều Tòa án xem xét không phải doanh nghiệp có bực mình hay không, mà là quyết định đó có đúng quy định của pháp luật hay không.

Chỉ một sai sót trong căn cứ hoặc thủ tục cũng có thể khiến doanh nghiệp phải gánh chịu nhiều nghĩa vụ ngoài dự tính.

3.1. Không chỉ bồi thường 02 tháng lương

Đây là hiểu lầm phổ biến nhất.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng nếu chấm dứt hợp đồng trái pháp luật thì chỉ cần bồi thường 02 tháng tiền lương là xong. Thực tế, Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động có thể lớn hơn rất nhiều.

Nếu người lao động yêu cầu quay trở lại làm việc và yêu cầu đó có căn cứ, doanh nghiệp có thể phải:

• nhận người lao động trở lại làm việc;
• trả đủ tiền lương cho khoảng thời gian họ không được làm việc;
• truy đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc;
• bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng.

Một quyết định cho nghỉ việc chỉ mất vài phút, nhưng nghĩa vụ tài chính có thể kéo dài hàng tháng, thậm chí nhiều năm nếu vụ việc bị khởi kiện.

3.2. Thua kiện nhiều khi không phải vì “không có lý”

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi gặp khá nhiều trường hợp doanh nghiệp thực sự có lý do để chấm dứt hợp đồng, nhưng cuối cùng vẫn bất lợi khi giải quyết tranh chấp.

Nguyên nhân không nằm ở lý do chấm dứt, mà ở việc không chứng minh được lý do đó.

Không có quy chế đánh giá hiệu quả công việc.

Không lưu biên bản nhắc nhở.

Không có email hoặc tài liệu thể hiện người lao động đã được thông báo.

Đến khi tranh chấp phát sinh, tất cả chỉ còn là lời trình bày của doanh nghiệp.

Trong tranh chấp lao động, “tôi đã làm” không có giá trị bằng “tôi có tài liệu chứng minh đã làm”.

3.3. Một vụ tranh chấp có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều hơn tiền

Chi phí bồi thường thường là điều doanh nghiệp nhìn thấy đầu tiên. Nhưng trên thực tế, đó chưa phải tổn thất lớn nhất.

Một vụ tranh chấp kéo dài còn khiến doanh nghiệp phải dành thời gian chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền, tham gia hòa giải hoặc tố tụng. Đồng thời, tranh chấp cũng có thể ảnh hưởng đến tâm lý của những người lao động còn lại và làm giảm niềm tin vào cách doanh nghiệp quản lý nhân sự.

Đôi khi, điều doanh nghiệp mất không chỉ là tiền, mà còn là thời gian, uy tín và sự ổn định của cả bộ máy.

4. Làm gì để doanh nghiệp không rơi vào tranh chấp

Một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động an toàn không bắt đầu từ ngày người lao động nghỉ việc. Nó bắt đầu từ cách doanh nghiệp quản lý nhân sự trong suốt quá trình làm việc.

4.1. Đừng đợi có tranh chấp mới đi tìm chứng cứ

Đây là sai lầm mà nhiều doanh nghiệp mắc phải.

Khi nhận được đơn khởi kiện, doanh nghiệp mới bắt đầu tìm email, biên bản, bảng đánh giá hoặc hỏi lại quản lý trực tiếp về quá trình làm việc của người lao động. Lúc này, nhiều tài liệu đã thất lạc hoặc không còn đủ giá trị chứng minh.

Chứng cứ tốt nhất là chứng cứ được tạo ra trước khi tranh chấp xảy ra.

4.2. Xây dựng quy trình thay vì xử lý theo cảm tính

Việc chấm dứt hợp đồng lao động không nên phụ thuộc vào đánh giá của một cá nhân.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rõ ràng về đánh giá hiệu quả công việc, xử lý vi phạm, nhắc nhở và lưu trữ hồ sơ. Khi mọi quyết định đều dựa trên quy trình thống nhất, nguy cơ phát sinh tranh chấp cũng sẽ giảm đáng kể.

Một quy trình tốt luôn có giá trị hơn một quyết định đúng nhưng không chứng minh được.

4.3. Hãy để luật sư rà soát trước khi ký quyết định

Nhiều doanh nghiệp chỉ tìm đến luật sư sau khi nhận được đơn khởi kiện. Trong khi đó, chỉ cần rà soát hồ sơ trước khi ban hành quyết định, nhiều rủi ro đã có thể được phát hiện và xử lý kịp thời.

Một buổi tư vấn trước khi chấm dứt hợp đồng thường đơn giản và ít tốn kém hơn rất nhiều so với việc giải quyết một vụ tranh chấp lao động kéo dài.

Một quyết định đúng không phải là quyết định khiến người lao động nghỉ việc, mà là quyết định vẫn đứng vững khi bị Tòa án xem xét.

5. Góc giải đáp thắc mắc (FAQ) về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

5.1. Doanh nghiệp thường mắc những sai lầm nào khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần người lao động có vi phạm là có thể chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp bị xác định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật do thiếu căn cứ, không tuân thủ thời hạn báo trước hoặc không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh. Vì vậy, trước khi ban hành quyết định, doanh nghiệp nên rà soát kỹ cả căn cứ pháp lý và quy trình thực hiện.

5.2. Vì sao doanh nghiệp có căn cứ nhưng vẫn bị xác định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật?

Một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động chỉ được coi là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ cả điều kiện về căn cứ và điều kiện về trình tự, thủ tục. Trong nhiều vụ tranh chấp, doanh nghiệp có lý do chính đáng nhưng vẫn phải bồi thường do vi phạm quy định về báo trước, không chứng minh được hành vi vi phạm của người lao động hoặc thiếu các tài liệu cần thiết trong hồ sơ.

5.3. Trước khi quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần rà soát những vấn đề gì?

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại căn cứ pháp lý áp dụng, loại hợp đồng lao động, thời hạn báo trước, hồ sơ đánh giá hoặc xử lý vi phạm, cũng như các quy định nội bộ có liên quan. Việc rà soát đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ rủi ro và hạn chế khả năng phát sinh tranh chấp sau khi chấm dứt hợp đồng.

5.4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ những tài liệu nào để hạn chế rủi ro khi xảy ra tranh chấp lao động?

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng lao động, nội quy lao động, quy chế đánh giá công việc, thông báo, biên bản làm việc, email trao đổi và các tài liệu chứng minh căn cứ chấm dứt hợp đồng. Đây là những chứng cứ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp nếu phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyề

5.5. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hay thỏa thuận chấm dứt hợp đồng với người lao động?

Không có phương án nào phù hợp cho mọi trường hợp. Nếu người lao động đồng thuận, việc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thường giúp các bên tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm nguy cơ tranh chấp. Ngược lại, khi không thể đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ căn cứ pháp lý và thực hiện đúng quy định trước khi lựa chọn phương án đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Kết luận

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền của doanh nghiệp nhưng chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ và tuân thủ đúng trình tự theo quy định của pháp luật. Chỉ một sai sót trong việc xác định lý do, thời hạn báo trước hoặc chuẩn bị hồ sơ cũng có thể khiến quyết định chấm dứt hợp đồng bị xác định là trái pháp luật, kéo theo nhiều nghĩa vụ bồi thường và rủi ro phát sinh. 

Vì vậy, trước khi ban hành quyết định, doanh nghiệp nên chủ động rà soát căn cứ pháp lý, xây dựng quy trình xử lý rõ ràng và chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp hạn chế tranh chấp mà còn bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng lao động.

Thông tin liên hệ:

📍 Trụ sở làm việc: Số 26 đường Đoàn Trần Nghiệp, phường Kinh Bắc, TP. Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.

Chỉ đường trực tuyến: https://maps.app.goo.gl/jrjFcKcvhNf6Eg2L6

📞 Hotline 24/7: 088 995 6888

📧 Email: contact@yplawfirm.vn

Xem thêm: 05 quy định về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động