Doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội (BHXH) có thể bắt đầu từ một khoản chậm đóng do khó khăn về dòng tiền hoặc sai sót trong quá trình quản lý lao động. Nhưng nếu không được xử lý sớm, khoản nợ có thể tiếp tục tăng, kéo theo nhiều rủi ro pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 đã phân định rõ hành vi chậm đóng và trốn đóng, đồng thời áp dụng các chế tài nghiêm khắc hơn. Nghị định 274/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định cụ thể thời điểm một số trường hợp chậm đóng chuyển thành trốn đóng từ ngày 30/11/2025.

Vì vậy, khi phát hiện đang có khoản BHXH chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến số tiền đang nợ mà cần xử lý trước khi khoản nợ kéo dài thành rủi ro lớn hơn.

Xác định hành vi trốn đóng BHXH

1. Khi nào doanh nghiệp bị xác định là trốn đóng BHXH?

Chậm đóng BHXH không đồng nghĩa với trốn đóng. Việc xác định hành vi trốn đóng còn phụ thuộc vào thời gian chậm đóng, việc cơ quan BHXH đã đôn đốc và nguyên nhân chưa đóng.

Theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP, trong trường hợp doanh nghiệp đã được cơ quan BHXH đôn đốc nhưng vẫn không khắc phục, hành vi chậm đóng có thể chuyển thành trốn đóng. Chẳng hạn, nếu cơ quan BHXH gửi văn bản đôn đốc trong vòng 45 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất mà doanh nghiệp vẫn không thực hiện sau 60 ngày, hành vi được xác định là trốn đóng từ ngày thứ 61.

Ngoài ra, việc không đăng ký đầy đủ người lao động hoặc đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định cũng có thể thuộc trường hợp trốn đóng theo quy định hiện hành.

Điều này có nghĩa: càng để khoản nợ kéo dài, doanh nghiệp càng khó coi đây chỉ là một khoản công nợ thông thường.

2. Nợ BHXH kéo dài, doanh nghiệp có thể chịu rủi ro gì?

Rủi ro khi doanh nghiệp nợ BHXH kéo dài

Trước hết là chi phí tăng theo thời gian. Doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền chậm đóng, trốn đóng và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng. Doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và không được xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng theo quy định. Với hành vi trốn đóng, nếu đủ yếu tố cấu thành, người sử dụng lao động còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nhưng rủi ro không chỉ nằm ở số tiền phải nộp.

Tình huống thực tế: Một người lao động phản ánh doanh nghiệp đã nợ BHXH từ năm 2020 đến nay, trong khi hàng tháng vẫn khấu trừ 10,5% tiền lương của người lao động. Khi nghỉ việc, người lao động không thể chốt sổ BHXH để làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp và BHXH một lần. Người lao động đề nghị tự nộp phần tiền doanh nghiệp còn thiếu nhưng được cơ quan BHXH hướng dẫn yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng; nếu không được giải quyết, người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện doanh nghiệp.

Tình huống này cho thấy một khoản nợ ban đầu thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp có thể trở thành vấn đề trực tiếp của người lao động, sau đó phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

Với doanh nghiệp có nhiều lao động, nếu khoản nợ kéo dài qua nhiều kỳ, phạm vi ảnh hưởng còn có thể lớn hơn đáng kể.

3. Vì sao doanh nghiệp không nên chờ đến khi bị xử lý mới giải quyết?

Doanh nghiệp chủ động xử lý nợ BHXH

Một khoản nợ BHXH càng để lâu càng khó rà soát. Doanh nghiệp có thể phải đối chiếu lại quá trình tham gia của nhiều người lao động, tiền lương làm căn cứ đóng, số tiền đã đóng và số tiền còn thiếu.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân của khoản nợ. Nếu chỉ là chậm đóng thì phương án xử lý sẽ khác với trường hợp chưa đăng ký người lao động hoặc đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng không đúng.

Việc xử lý sớm cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi đã nhận văn bản đôn đốc của cơ quan BHXH. Đây là một dữ kiện quan trọng để xác định thời điểm hành vi chậm đóng có thể chuyển thành trốn đóng.

Nói cách khác, đừng đợi đến khi khoản nợ trở thành một vụ việc với người lao động mới bắt đầu kiểm tra hồ sơ.

4. Doanh nghiệp đang nợ BHXH nên làm gì?

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định rõ:

Đang nợ BHXH của những người lao động nào;
Nợ từ thời điểm nào và số tiền bao nhiêu;
Nguyên nhân là chậm đóng, chưa đăng ký lao động hay sai tiền lương làm căn cứ đóng;
Đã nhận văn bản đôn đốc của cơ quan BHXH hay chưa;
Khoản nợ đã ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động nào.

Sau khi xác định được tình trạng thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng phương án khắc phục thay vì tiếp tục để khoản nợ phát sinh thêm.

Nếu khoản nợ lớn, kéo dài nhiều kỳ hoặc đã có người lao động khiếu nại, doanh nghiệp nên rà soát pháp lý trước khi xử lý để xác định đúng nghĩa vụ và hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp.

Xử lý sớm không có nghĩa là doanh nghiệp phải giải quyết mọi thứ trong một ngày. Quan trọng là phải biết mình đang nợ gì, nợ đến đâu và cần xử lý như thế nào.

5. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

5.1. Doanh nghiệp nợ BHXH bao lâu thì bị coi là trốn đóng?

Không có một mốc thời gian duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Việc xác định thời điểm chuyển từ chậm đóng sang trốn đóng phụ thuộc vào nguyên nhân, thời hạn đóng và việc cơ quan BHXH đã đôn đốc hay chưa. Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định cụ thể các trường hợp và thời điểm chuyển đổi.

5.2. Doanh nghiệp nợ BHXH có bị phạt không?

Có. Doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền còn thiếu và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng. Tùy hành vi, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc phát sinh trách nhiệm hình sự đối với hành vi trốn đóng đủ yếu tố cấu thành.

5.3. Người lao động có thể khởi kiện doanh nghiệp nợ BHXH không?

Có. Trường hợp doanh nghiệp không giải quyết nghĩa vụ đóng BHXH, người lao động có thể thực hiện quyền khiếu nại và trong trường hợp phù hợp có thể khởi kiện doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi của mình.

5.4. Doanh nghiệp khó khăn tài chính có được tự ý kéo dài thời gian đóng BHXH không?

Không nên. Khó khăn tài chính không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được tự ý bỏ hoặc kéo dài nghĩa vụ đóng. Pháp luật có quy định riêng về những trường hợp không bị coi là trốn đóng, trong đó có một số trường hợp đặc biệt được Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định.

Kết luận

Nợ BHXH có thể bắt đầu từ một khoản chưa lớn, nhưng để càng lâu, doanh nghiệp càng phải đối mặt với nhiều vấn đề hơn: số tiền phải xử lý tăng lên, nguy cơ chuyển từ chậm đóng sang trốn đóng và khả năng ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Vì vậy, khi phát hiện khoản BHXH chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ, doanh nghiệp nên rà soát và xử lý sớm. Đừng để một khoản nợ có thể kiểm soát hôm nay trở thành tranh chấp phải giải quyết sau này.

Thông tin liên hệ:

📍 Trụ sở làm việc: Số 26 đường Đoàn Trần Nghiệp, phường Kinh Bắc, TP. Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.

📞 Hotline 24/7: 088 995 6888

📧 Email: contact@yplawfirm.vn

Xem thêm: Công ty nợ BHXH kéo dài, người lao động cần làm gì?