Quy trình xử lý kỷ luật sa thải tại Hưng Yên chuẩn pháp lý

Xử lý kỷ luật sa thải được xem là chế tài nghiêm khắc nhất mà người sử dụng lao động buộc phải áp dụng để duy trì trật tự và hiệu suất công việc. Tuy nhiên, trên thực tế tại Hưng Yên, rất nhiều doanh nghiệp thường ra quyết định xử lý kỷ luật sa thải dựa trên cảm tính, hoặc áp dụng sai quy trình, thiếu sót hồ sơ. Hậu quả là doanh nghiệp bị người lao động kiện ngược ra tòa, rơi vào các vụ tranh chấp kéo dài và phải gánh chịu những khoản bồi thường tài chính cực kỳ lớn, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu.

Để giúp các doanh nghiệp tại Hưng Yên vận hành an toàn đúng quy định Luật sư Hưng Yên sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý kỷ luật sa thải lao động theo quy định mới nhất.

1. Căn cứ và quy định về xử lý kỷ luật sa thải tại Hưng Yên

Trước khi tiến hành bất kỳ một cuộc họp kỷ luật nào, doanh nghiệp cần phải định hình rõ khung pháp lý. Sa thải là hình thức kỷ luật tước bỏ quyền làm việc của người lao động ngay lập tức, do đó Bộ luật Lao động hiện hành quy định rất khắt khe về mặt căn cứ. Doanh nghiệp không thể sa thải nhân viên chỉ vì “hiệu quả công việc kém” hoặc “thái độ không tốt” nếu không có quy định cụ thể và bằng chứng rõ ràng.

1.1. Các trường hợp bị sa thải theo quy định Bộ luật Lao động

Căn cứ theo Điều 125 Bộ luật Lao động, hình thức xử lý kỷ luật sa thải chỉ được người sử dụng lao động áp dụng trong những trường hợp cụ thể sau đây:

“Điều 125. Áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải

Hình thức xử lý kỷ luật sa thải được người sử dụng lao động áp dụng trong trường hợp sau đây:

1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý tại nơi làm việc;

2. Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;

3. Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126 của Bộ luật này;

4. Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.”

Nếu doanh nghiệp không chứng minh được việc người lao động nghỉ không có lý do chính đáng, việc áp dụng quy định về xử lý kỷ luật sa thải trong trường hợp này sẽ bị coi là vô hiệu.

1.2. Vai trò của Nội quy lao động trong việc xử lý kỷ luật sa thải

Khoản 3 Điều 127 BLLĐ 2019 nghiêm cấm Người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Nội quy lao động là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động. Đối với các doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên tại Hưng Yên, nội quy lao động phải được ban hành bằng văn bản và bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.

Trong nội quy đó, danh mục các hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật sa thải phải được liệt kê chi tiết, rõ ràng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn sa thải nhân viên vì hành vi “gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản”, thì trong nội quy phải định nghĩa rõ mức độ thiệt hại bao nhiêu tiền được coi là “nghiêm trọng”. Nếu nội quy lao động không ghi nhận hoặc nội quy chưa được đăng ký/hết hiệu lực tại cơ quan chức năng tỉnh Hưng Yên, doanh nghiệp hoàn toàn không có căn cứ xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động.

1.3. Nguyên tắc xử lý kỷ luật sa thải lao động

Căn cứ Điều 122 Bộ luật lao động 2019:

“1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;

b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;

c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;

d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

2. Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

3. Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.”

Người sử dụng lao động áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì bị xử phạt như thế nào? Câu trả lời là: NSDLĐ sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng, căn cứ theo quy định tại điểm d Khoản 3 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Đặc biệt, căn cứ Khoản 4 Điều 122 BLLĐ 2019, pháp luật nghiêm cấm xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động đang trong các khoảng thời gian sau:

• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam.
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm như: hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý tại nơi làm việc; hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;
• Lao động nữ mang thai. Người lao động nghỉ thai sản đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi (kể cả con ruột hay con nuôi hợp pháp) đều không được xử lý kỷ luật sa thải.
• Trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức/ điều khiển hành vi, người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

Như vậy, khi phát hiện nhân viên vi phạm nghiêm trọng kỷ luật, bộ phận nhân sự không được nóng vội ra quyết định ngay mà phải kiểm tra xem người đó có thuộc nhóm đối tượng được bảo vệ hay không.

1.4. Thời hiệu xử lý kỷ luật sa thải lao động

Điều 123 BLLĐ 2019 quy định về thời hiệu xử lý ký luật lao động như sau:

“1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

2. Khi hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

3. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.”

2. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải lao động tại doanh nghiệp Hưng Yên

Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải đòi hỏi sự chuẩn xác tuân thủ quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

2.1. Bước 1: Lập biên bản vi phạm và thu thập chứng cứ

Ngay khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động người sử dụng lao động phải tiến hành lập biên bản vi phạm tại chỗ và và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Biên bản vi phạm đóng vai trò là viên gạch đầu tiên định hình tính trung thực của vụ việc. Biên bản vi phạm ghi rõ thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm, họ tên người vi phạm, người lập biên bản, người làm chứng (nếu có), diễn biến chi tiết hành vi vi phạm. Biên bản phải có chữ ký của người lập, người vi phạm và người làm chứng.

2.2. Bước 2: Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải

Đây là bước mà các doanh nghiệp tại Hưng Yên dễ làm sai nhất. Việc tùy tiện gọi nhân viên vào phòng họp để tuyên bố sa thải ngay là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Quy trình chuẩn bắt buộc doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản về việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật.

Công ty thông báo họp xử lý kỷ luật sa thải đến các thành phần tham dự cuộc họp

a) Thông báo đến NLĐ vi phạm

Trường hợp 1: Đối với NLĐ không có email làm việc của Công ty

- Bước 1: NSDLĐ gửi Thông báo họp xử lý kỷ luật sa thải bằng văn bản (Thông báo) đến Người quản lý của NLĐ vi phạm.

- Bước 2: Người quản lý có trách nhiệm gửi Thông báo tới NLĐ vi phạm trước ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp xử lý kỷ luật sa thải theo lựa chọn của NLĐ.

- Bước 3: NLĐ xác nhận thời gian tham gia họp xử lý kỷ luật sa thải và ký xác nhận vào danh sách đính kèm Thông báo.

- Bước 4: Trong vòng 03 ngày sau khi NLĐ ký xác nhận vào danh sách, Quản lý Phòng ban gửi trả lại Thông báo có đầy đủ chữ ký và xác nhận của NLĐ vi phạm cho Phòng Nhân sự.

Trường hợp 2: Đối với NLĐ có email làm việc của Công ty

- Bước 1: Phòng Nhân sự gửi thông báo họp bằng email tới NLĐ vi phạm trước ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp xử lý kỷ luật sa thải.

- Bước 2: NLĐ vi phạm trả lời qua email với nội dung xác nhận về việc đã nhận được thông báo và thời gian có thể tham gia xử lý kỷ luật sa thải.

b) Thông báo đến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, Quản lý của NLĐ vi phạm, người đại diện theo pháp luật của NLĐ vi phạm chưa đủ 15 tuổi.

Phòng Nhân sự gửi email thông báo danh sách tổng hợp NLĐ vi phạm kỷ luật lao động được mời tham gia họp đến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, Quản lý của NLĐ vi phạm, người đại diện theo pháp luật của NLĐ vi phạm chưa đủ 15 tuổi trước ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp xử lý kỷ luật sa thải.

Lưu ý: Nội dung thông báo xử lý kỷ luật sa thải có tối thiểu nội dung sau: nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động.

2.3. Bước 3: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật sa thải

Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được tiến hành trực tiếp và đảm bảo tính dân chủ, đối thoại đa bên.

• Công ty tiến hành họp xử lý kỷ luật sa thải theo thời gian, địa điểm đã thông báo, đảm bảo đầy đủ thành phần cuộc họp bao gồm: Đại diện Công ty, NLĐ vi phạm, tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, Quản lý NLĐ vi phạm và người đại diện theo pháp luật của NLĐ vi phạm chưa đủ 15 tuổi.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

• Diễn biến cuộc họp:
• Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động bằng các chứng cứ cụ thể.
• Người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ Luật sư hoặc người khác bào chữa.
• Đại diện công đoàn đưa ra ý kiến nhận xét về hành vi và hình thức kỷ luật đề xuất.
• Lập biên bản cuộc họp: Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

2.4. Bước 4: Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật sa thải

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 của Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật sa thải lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự.

3. Hậu quả pháp lý của việc xử lý kỷ luật sa thải trái pháp luật

Doanh nghiệp thường chỉ nhìn thấy cái lợi trước mắt là loại bỏ được một nhân sự không vừa ý ra khỏi bộ máy, nhưng nếu không tuân thủ chặt chẽ quy trình xử lý kỷ luật sa thải, cái giá phải trả về mặt tài chính và rủi ro pháp lý là cực kỳ đắt.

3.1. Thế nào là sa thải trái pháp luật?

Một quyết định sa thải bị coi là sa thải trái pháp luật khi thuộc một trong hai hoặc cả hai trường hợp sau:

• Sai về nội dung (Không có căn cứ xử lý kỷ luật sa thải): Người lao động thực tế không vi phạm lỗi, vi phạm không đến mức bị sa thải, hoặc hành vi vi phạm đó chưa từng được quy định trong Nội quy lao động của công ty.
• Sai về hình thức (Vi phạm trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải): Người lao động thực sự có lỗi , nhưng doanh nghiệp không tổ chức cuộc họp kỷ luật, không thông báo trước 05 ngày làm việc, hoặc cuộc họp thiếu sự tham gia của đại diện Công đoàn.

Tại Tòa án nhân dân các cấp ở Hưng Yên, chỉ cần doanh nghiệp vi phạm một lỗi nhỏ về mặt quy trình (chậm gửi thông báo, biên bản thiếu chữ ký bắt buộc…), thẩm phán hoàn toàn có đủ cơ sở để tuyên quyết định sa thải của doanh nghiệp là trái pháp luật mà không cần xét đến việc người lao động có lỗi thật hay không.

3.2. Trách nhiệm bồi thường tài chính của doanh nghiệp tại Hưng Yên

Nếu doanh nghiệp sai sót về trình tự, thủ tục hoặc thẩm quyền, quyết định sa thải sẽ bị xác định là trái pháp luật, dẫn đến rủi ro bồi thường rất nặng nề theo Điều 41 BLLĐ 2019.

4. Luật sư Hưng yên tư vấn thủ tục xử lý kỷ luật sa thải lao động

Nhìn từ bức tranh tổng thể, việc xử lý kỷ luật lao động - đặc biệt là hình thức xử lý kỷ luật sa thải - giống như đi trên một sợi dây mảnh. Một bước đi sai về hồ sơ, một lỗi đếm chậm ngày thông báo đều có thể đẩy doanh nghiệp vào thế yếu khi có tranh chấp xảy ra. Do đó, sự đồng hành của một tổ chức hành nghề luật sư am hiểu địa bàn, có kinh nghiệm thực chiến là giải pháp tối ưu giúp bảo vệ an toàn pháp lý cho doanh nghiệp và quyền lợi chính đáng cho người lao động.

Các giải pháp pháp lý về lao động toàn diện cho Doanh nghiệp mà Youth & Partners Law Firm cung cấp:

• Rà soát và Đăng ký nội quy: Tư vấn, soạn thảo và thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể tại Cơ quan có thẩm quyền ở Hưng Yên, đảm bảo danh mục các lỗi sa thải được thiết kế chặt chẽ, tối ưu và đúng luật.
• Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động: Khi doanh nghiệp có nhân sự vi phạm, Luật sư Y&P sẽ tham gia trực tiếp ngay từ bước đầu: hướng dẫn thu thập chứng cứ, soạn thảo thư mời họp chuẩn mốc thời gian, cử chuyên gia hướng dẫn hoặc đại diện điều hành cuộc họp kỷ luật để đảm bảo biên bản cuộc họp không có bất kỳ một kẽ hở pháp lý nào.

Sự thấu hiểu luật pháp và quy trình thực tế tại địa phương chính là chìa khóa giúp Văn phòng Luật sư Y&P bảo vệ thành công cho hàng trăm khách hàng là doanh nghiệp và người lao động trong suốt nhiều năm qua.

5. Kết luận

Văn phòng Luật sư Hưng Yên Youth & Partners Law Firm là đơn vị có thế mạnh hàng đầu tại tỉnh Hưng Yên trong lĩnh vực tư vấn luật lao động, quản trị nhân sự doanh nghiệp và giải quyết tranh chấp lao động. Với vị trí văn phòng thuận tiện, đội ngũ Luật sư của chúng tôi thường xuyên làm việc, tương tác trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước như Sở LĐ-TB&XH tỉnh Hưng Yên, Ban quản lý các KCN tỉnh, cũng như hệ thống Tòa án nhân dân khu vực. Chúng tôi thấu hiểu sâu sắc thực tế vận hành của các nhà máy và thói quen giải quyết tranh chấp của các bên tại địa phương.

Liên hệ ngay để chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường đến sự phồn thịnh và vinh quang!

Xem thêm:

Rủi ro pháp lý tại Hưng Yên 2026: Doanh nghiệp và người dân cần lưu ý gì?

Luật sư tư vấn doanh nghiệp tại Hưng Yên: Doanh nghiệp cần gì?