Thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào có nhu cầu kinh doanh hợp pháp và bền vững. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít người gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục thành lập công ty do chưa nắm rõ quy định pháp luật, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như các nghĩa vụ phát sinh sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục thành lập công ty từ A–Z, bao gồm điều kiện, hồ sơ, trình tự thực hiện, chi phí, thời gian giải quyết và những lưu ý pháp lý quan trọng để hạn chế rủi ro ngay từ giai đoạn đầu.

1. Thành lập công ty là gì? Khi nào cần thực hiện thủ tục thành lập công ty?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, thành lập công ty là việc cá nhân hoặc tổ chức thực hiệnthành lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và chính thức hoạt động kinh doanh dưới hình thức pháp nhân.

Nói cách khác, thủ tục thành lập công ty là trình tự pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp được Nhà nước ghi nhận tư cách pháp lý, quyền và nghĩa vụ trong quá trình kinh doanh.

Những trường hợp cần phải thành lập công ty

- Kinh doanh thường xuyên, liên tục

- Có nhu cầu ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng

- Cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng

- Muốn xây dựng thương hiệu, mở rộng quy mô kinh doanh

- Hoạt động trong ngành, nghề yêu cầu phải có tư cách pháp nhân

Việc không thực hiện thành lập công ty nhưng vẫn kinh doanh có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, bao gồm xử phạt hành chính và khó khăn trong tranh chấp phát sinh.

2. Điều kiện để thực hiện thủ tục thành lập công ty

Để có thể tiến hành thủ tục thành lập công ty thuận lợi, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý và thực tế nhất định. Đây là các tiêu chuẩn, yêu cầu bắt buộc để hồ sơ đăng ký được chấp thuận và giúp quá trình thành lập diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng hơn.

Trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty, cá nhân, tổ chức cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

2.1. Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Chủ thể thực hiện thủ tục thành lập công ty phải là cá nhân hoặc tổ chức không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp, ví dụ:

- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự

- Người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự

2.2. Điều kiện về tên công ty

Tên công ty phải đáp ứng các nguyên tắc khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, bao gồm:

- Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký

- Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục

- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước nếu không được chấp thuận

2.3. Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ trụ sở chính trong thủ tục thành lập công ty phải là địa điểm có thật, rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và không được đặt tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở.

2.4. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp được tự do đăng ký ngành, nghề kinh doanh, trừ các ngành bị cấm. Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện trước hoặc sau khi thành lập tùy từng trường hợp.

2.5. Điều kiện về vốn điều lệ

Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với đa số ngành nghề. Tuy nhiên, việc lựa chọn vốn điều lệ khi làm thủ tục thành lập công ty cần phù hợp với quy mô và định hướng kinh doanh để tránh rủi ro về thuế và trách nhiệm tài chính.

thủ tục thành lập công ty theo quy định pháp luật mới nhất

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục thành lập công ty

Để đảm bảo quá trình đăng ký thành lập công ty diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ theo quy định của pháp luật. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu thời gian, tránh bị từ chối hoặc cần bổ sung hồ sơ nhiều lần. Ngoài ra, hồ sơ thành lập công ty sẽ cần được soạn đúng và đầy đủ theo mẫu hoặc theo yêu cầu của pháp luật.

3.1. Hồ sơ thành lập công ty TNHH

Hồ sơ thủ tục thành lập công ty TNHH bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

- Điều lệ công ty

- Danh sách thành viên, Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có)

- Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn

- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (áp dụng trường trường hợp các cá nhân góp không không có số định danh cá nhân hoặc số định danh cá nhân không khớp với hệ thống dữ liệu quốc gia)

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu thuộc trường hợp phải cấp GCN đăng ký đầu tư)

Trường hợp là Công ty TNHH 1 thành viên thì không cần danh sách thành viên.

3.2. Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Đối với thủ tục thành lập công ty cổ phần, hồ sơ gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

- Điều lệ công ty

- Danh sách cổ đông sáng lập, Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có)

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cổ đông là tổ chức

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu thuộc trường hợp phải cấp GCN đăng ký đầu tư)

kết quả thủ tục thành lập công ty theo quy định pháp luật mới nhất

4. Trình tự, thủ tục thành lập công ty chi tiết từng bước

Dưới đây là quy trình chi tiết thực hiện thủ tục thành lập công ty mà người đăng ký cần nắm rõ để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc. Quá trình này khá phức tạp nhưng hoàn toàn có thể dễ dàng hơn khi bạn hiểu rõ từng bước và chuẩn bị sẵn các hồ sơ cần thiết.

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty, cần xác định loại hình phù hợp như công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ trong thủ tục thành lập công ty cần được soạn thảo chính xác, thống nhất thông tin để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập công ty đến Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính thông qua dịch vụ trực tuyến

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoàn tất việc thành lập công ty về mặt pháp lý.

Hiện tại, một số tỉnh thành đã áp dụng việc trả kết quả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử (có ký số) như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bắc Ninh.

5. Thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các công việc pháp lý và hành chính để vận hành doanh nghiệp một cách hợp pháp, bền vững. Các thủ tục này không kém phần quan trọng, quyết định đến hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.

Khắc dấu và sử dụng con dấu: Doanh nghiệp quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty.

Treo biển công ty tại trụ sở chính đã đăng ký: Đây là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp.

Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng là bước quan trọng tiếp theo của thủ tục thành lập công ty để phục vụ giao dịch tài chính và nộp thuế trực tuyến (nếu có).

Đăng chữ ký số và hóa đơn điện tử: Sau thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần mua chữ ký số để thực hiện các giao dịch của doanh nghiệp với cơ quan thuế, và cơ quan khác có liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp mua và nộp mẫu hoá đơn điện tử đến cơ quan thuế để có thể xuất hoá đơn cho khách hàng theo các hợp đồng đã ký kết.

Góp đủ vốn điều lệ: Việc góp vốn đúng hạn là nghĩa vụ bắt buộc phát sinh từ thủ tục thành lập công ty. Thông thường, thời gian góp vốn sau thủ tục thành lập Công ty là 90 ngày kể từ ngày được cấp GCN đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký lao động, bảo hiểm xã hội (nếu có): Trong quá trình vận hành sau thành lập, doanh nghiệp cần đăng ký lao động và góp bảo hiểm xã hội cho nhân viên phù hợp quy định pháp luật. Điều này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao uy tín.

6. Thời gian và chi phí thực hiện thủ tục thành lập công ty

Thời gian giải quyết: Thông thường, việc thành lập công ty được giải quyết trong vòng 3–5 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ phức tạp thì thời gian có thể kéo dài hơn.

Chi phí thành lập công ty: Chi phí thành lập công ty bao gồm lệ phí nhà nước và các chi phí phát sinh khác như khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử.

thủ tục thành lập công ty theo quy định pháp luật

7. Những sai lầm phổ biến khi làm thủ tục thành lập công ty

Trong quá trình thực hiện thành lập công ty, doanh nghiệp thường gặp các sai lầm như:

- Đăng ký ngành nghề không đúng thực tế

- Đăng ký vốn điều lệ quá cao hoặc quá thấp

- Không thực hiện đầy đủ thủ tục sau thành lập

Những sai lầm này có thể gây rủi ro pháp lý kéo dài trong suốt quá trình hoạt động.

8. Có nên sử dụng dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập công ty?

Sử dụng dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập công ty giúp doanh nghiệp:

- Tiết kiệm thời gian và chi phí

- Hạn chế rủi ro pháp lý

- Được tư vấn chiến lược pháp lý ngay từ đầu

Đặc biệt, với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc ngành nghề có điều kiện, việc có luật sư đồng hành khi thực hiện thành lập công ty là rất cần thiết.

Kết luận

Thành lập công ty là nền tảng pháp lý quan trọng quyết định sự ổn định và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục thành lập công ty ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và vận hành hiệu quả.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thành lập công ty cho trường hợp cụ thể, hãy liên hệ với đội ngũ luật sư chuyên về pháp luật doanh nghiệp để được hỗ trợ kịp thời và chính xác.

Xem thêm tại:

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại phường Nghĩa Đô Hà Nội

Dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại phường Vĩnh Phúc